Numerose ricerche di mercato indicano come circa il 90% delle aziende sia intervenuto in ambito di Privacy Policy e GDPR una sola volta per affrontare l’argomento in modo sbagliato e poco profittevole. Per essere compliant al GDPR non solo sono richieste adeguate policy aziendali, ma è richiesto che siano seguite e mantenute nel lungo periodo e questo se fatto con una strategia efficace può garantire un beneficio importante anche a livello organizzativo.
Spesso e volentieri ci si trova davanti a situazioni in cui le aziende pensano di essersi adeguati al Regolamento Europeo Privacy (GDPR) grazie all’intervento una tantum di un consulente o attraverso l’utilizzo di un qualche tool sul proprio sistema aziendale, ma per la maggior parte dei casi non è così e non si sta nemmeno sfruttando l’occasione che questo intervento può offrire.
Risulta quindi evidente che per poter essere GDPR Compliant ed essere certi che le policy applicate funzionino sia necessaria una consulenza strategica sia a livello organizzativo che di sicurezza per salvaguardarsi da rischi e possibili sanzioni.

L’adeguamento GDPR come mezzo per l’ottimizzazione dell’organizzazione aziendale
La consulenza professionale in materia di GDPR Privacy volta alla riduzione dei rischi di sanzioni dovrebbe rientrate all’interno di una consulenza organizzativa di più ampio spettro, che miri non solo all’implementazione di quanto previsto dal GDPR, ma che sia in grado di approfondire i vari aspetti organizzativi come automatizzazione e digitalizzazione dei processi aziendali, dei flussi di dati fino alla cybersecurity.
Per fare questo i passi da seguire sono molteplici e sono da studiare in collaborazione con la realtà specifica, ma esistono alcuni punti cardine comuni a tutte le realtà da poter seguire.
Una strategia di automatizzazione e digitalizzazione dei processi aziendali ad esempio è quella di rivedere le procedure di invio e condivisione dei documenti, che spesso e volentieri consiste nell’invio di file mezzo mail o addirittura fax, con implicazioni a livello di privacy e sicurezza degne di nota. In questo caso ad esempio la soluzione proposta nella maggior parte dei casi è quella di sfruttare la tecnologia e implementare soluzioni cloud che aiutino la semplificazione e la messa in sicurezza di procedure di questo tipo.
Ovviamente questo non è sufficiente, sarà necessario sicuramente stilare delle policy aziendali di comportamento ben precise che andranno poi rispettate e controllate nel tempo. Queste procedure dovranno essere definite a livello strategico per garantire risultati prestabiliti.
Quali sono i permessi dei vari reparti aziendali per l’accesso ai dati? Qual è la miglior struttura di organizzazione dei file? Come vengono salvate e aggiornate le credenziali di accesso?
Queste sono solo alcune delle diverse domande che a livello organizzativo è bene farsi per sfruttare al meglio l’adeguamento normativo in funzione di una miglior organizzazione aziendale che si traduce poi in un miglioramento qualitativo e prestazionale.
Risulta quindi evidente come sia arrivato il momento di dedicare tempo e investimenti non solo nella digitalizzazione dei dati, dei processi e del lavoro, ma anche nella protezione e nella sicurezza degli stessi sapendo che questo se supportati da esperti può portare ad ottenere un doppio risultato con un solo sforzo.
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